Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Im Zentrum für Hauterkrankungen des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler*innen, internen und externen Besucher*innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen
Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
Termin- und Büroorganisation Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings
Dokumentation & Protokollführung Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
Qualitätsmanagement & Zertifizierungen Unterstützung bei Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozessen (z. Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten
Digitale Prozesssteuerung Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows
PR- und Kommunikationsaufgaben Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
Korrespondenz in Deutsch und Englisch Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
Organisation & Repräsentation Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen, kliniknahen IT-Systemen und digitalen Workflows
Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen
Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
Hohe Serviceorientierung, Diskretion und souveränes Auftreten
Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und effizient zu steuern
Bereitschaft, sich in neue digitale Technologien und KI-gestützte Systeme einzuarbeiten
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
Start mit System: Strukturiertes Onboarding
Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Kontakt & Bewerbung:

Sie finden sich in diesem Profil wieder und möchten Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 14.07.2026 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-48005 an:

Frau Prof. Dr. med. Natalija Novak
Klinik für Dermatologie und Allergologie
Zentrum für Hauterkrankungen
Universitätsklinikum Bonn
Venusberg-Campus 1
53127 Bonn
E-Mail: Haut.GF@ukbonn.de

www.ukbonn.de